PRIVACY POLICY OF THE QUILL GROUP OF COMPANIES

We value your right to privacy and we respect all Personal Data you provide to us. This Privacy Policy explains our policy on collecting, using and disclosing your Personal Data which is also subject to all applicable laws in Malaysia. We have the right to modify, update or amend the terms of this Privacy Policy at any time by placing the updated Privacy Policy on the website.

In the event of any conflict between the English and Bahasa Malaysia versions, the English version shall prevail.

In this Privacy Policy:

“Quill”, “we”, “us” or “our” means collectively, the Quill Group of Companies, its subsidiaries, related and associate companies, which consists of, amongst others, Quill Construction Sdn Bhd (174671-T), Quill Design Sdn Bhd (231888-W), Quill Automobiles Sdn Bhd (629541-K), Quill Motor Importers Sdn Bhd (753851-P), Quill Orthopaedic Specialist Centre Sdn Bhd (463757-H) and Michael Ong Chartered Architects (SP/033).

“Personal Data” means any information directly or indirectly relating to you (or any other individual) to the extent that you (or such other individual) are identified or identifiable from that information that you have provided to Quill or made available to Quill;

“Products and Services” means any products, services or facilities provided by Quill to you.

  1. PERSONAL DATA
    • 1.1. What we collect from you

      Personal Data we collect from you may include but is not limited to the following:

      • personal details such as name, identity card number, age, gender, race, nationality, date of birth, address, telephone number, email address and other details;
      • medical records such as history of illnesses and medical treatments;
      • information in connection to the Products and Services you have obtained from us or have registered your interest with us;
      • your image, by way of close circuit cameras installed in some parts of our premises as part of our security measures;
      • when you visit our websites, we collect information about your computer such as IP address, web browser software and other information about your visit;
      • any other information that are, have been or may be collected by us from time to time in connection with any product, service, transaction, communication, contract, events or dealings with us.
    • 1.2. How is your Personal Data collected

      We collect your Personal Data:

      • when you sign up to purchase or to register your interest in the Products and Services;
      • when you visit our websites;
      • when you visit our premises;
      • pursuant to any transaction, communication, contract and dealings made with us;
      • from any company within Quill;
      • from publicly available sources of information.

      Please note that certain Personal Data requested by us are mandatory for you to provide and you consent to our use, process and disclosure of, failing which, we may not be able to provide you with the relevant Products and Services or information pertaining to the Products and Services.

    • 1.3. Purpose of collecting and processing your Personal Data

      We collect and process your Personal Data:

      • to communicate with you;
      • to provide the Products and Services to you;
      • to provide you with information, updates and marketing materials on Products and Services;
      • to process and respond to your application, enquiry or request;
      • to conduct market surveys and trend analysis;
      • to help us monitor and improve the Products and Services;
      • to comply with applicable laws, proceedings or inquiries from regulatory authorities and enforcement agencies and any other purpose permitted by applicable laws;
      • for our internal and administrative activities;
      • as part of the security measures for our premises;
      • for other business activities of Quill;
      • for such other purposes in relation to your contract with us.
  2. DISCLOSURE

    In relation to the above purposes, we may disclose your Personal Data to the following third parties:

    • companies within the Quill Group of Companies;
    • our contractors, agents, third party suppliers and service providers, consultants, accountants, auditors and advisors on a need to know basis;
    • insurance companies in relation to any insurance claims made in relation to your contract with us;
    • debt collection agencies and credit reporting agencies such as CTOS Data Systems Sdn Bhd in relation to any debt owing by you to us;
    • any actual potential assignee, transferee or acquirer of any companies within the Quill Group of Companies;
    • any relevant parties in connection with any corporate exercise or conversion into real estate investment trust carried out by any companies within the Quill Group of Companies;
    • any court of law or relevant party in relation to any investigation, claim or proceeding;
    • regulatory and government authorities in order to comply with statutory and government requirements.
  3. SECURITY OF YOUR PERSONAL DATA
    • 3.1. We have implemented security policies, rules and technical measures to protect your Personal Data from unauthorised access, improper use or disclosure, unauthorised modification, unlawful destruction or accidental loss. All our employees and data processors with access to and are involved in the processing of Personal Data are obliged to respect the confidentiality of your Personal Data.
    • 3.2. We will store your Personal Data as long as the purpose it was collected for remains valid and thereafter for a period required and/or permitted by Malaysian law.
  4. ACCESS TO AND UPDATE OF YOUR PERSONAL DATA
    • 4.1. We endeavour to record your Personal Data correctly and it is your responsibility to provide accurate, complete and up-to-date Personal Data about yourself and any other person whose Personal Data you have provided to us. Whenever such Personal Data has become incorrect or outdated, you should contact us to correct and update the same. Further, you confirm that you have the authority or consent to submit the Personal Data of other persons which you have provided to us.
    • 4.2. You have the right to access your Personal Data, subject to exceptions allowed by the law. You may request for a copy, correction or update of your Personal Data by writing to us at the contact details set out below. We may charge you a prescribed fee for processing your request for a copy of your Personal Data.
  5. LIMIT THE PROCESS OF YOUR PERSONAL DATA
    • 5.1. You may at any time limit the processing or request the removal of your Personal Data from our database by writing to us at the contact details set out below. Please note that, should you do so, we may no longer be able to provide you with the relevant Products and Services or information pertaining to the Products and Services.
    • 5.2. In the absence of such written notification from you, we shall deem that you have consented to your Personal Data being collected, used and disclosed in the manner set out in this Privacy Policy.
  6. CONTACT US

    You may write to us at:

    • Quill Group of Companies
      Level 7, Quill 9
      112, Jalan Semangat
      46300 Petaling Jaya
      Selangor Darul Ehsan
      Attention: Group Financial Controller
    • info@quill.com.my
    • 03-79476333

DASAR PERLINDUNGAN DATA PERIBADI KUMPULAN SYARIKAT QUILL

Kami menghargai privasi anda dan kami menghormati semua Data Peribadi yang anda berikan kepada kami. Dasar Perlindungan Data Peribadi ini menerangkan cara kami mengumpul, menggunakan dan mendedahkan Data Peribadi anda selaras dengan undang-undang Malaysia. Kami berhak untuk mengubahsuai, mengemaskini atau meminda terma-terma Dasar Perlindungan Data Peribadi ini pada bila-bila masa dengan memaparkan Dasar Perlindungan Data Peribadi yang dikemaskini di laman web kami.

Sekiranya berlaku apa-apa percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.

Dalam Dasar Perlindungan Data Peribadi ini:

"Quill", "kami" atau "kita" bermaksud secara kolektif, anak-anak syarikat, syarikat-syarikat berkaitan dan syarikat-syarikat kawalan bersama Kumpulan Syarikat Quill yang terdiri daripada, antara lainnya, Quill Construction Sdn Bhd (174671-T), Quill Design Sdn Bhd (231888-W), Quill Automobiles Sdn Bhd (629541-K), Quill Motor Importers Sdn Bhd (753851-P), Quill Orthopaedic Specialist Centre Sdn Bhd (463757-H) dan Michael Ong Chartered Architects (SP/033).

"Data Peribadi" bermaksud apa-apa maklumat secara langsung atau tidak langsung berkaitan dengan anda (atau mana-mana individu lain) setakat mana anda (atau individu lain) dikenalpasti atau boleh dikenalpasti daripada maklumat yang anda berikan kepada Quill;

"Produk dan Servis" bermaksud mana-mana produk, servis atau kemudahan yang disediakan oleh Quill kepada anda.

  1. DATA PERIBADI
    • 1.1. Apa yang kami perolehi daripada anda

      Data Peribadi yang kami perolehi daripada anda mungkin termasuk tetapi tidak terhad kepada yang berikut:

      • butir-butir peribadi seperti nama, nombor kad pengenalan, umur, jantina, bangsa, kewarganegaraan, tarikh lahir, alamat, nombor telefon, alamat emel dan maklumat-maklumat lain;
      • rekod-rekod perubatan seperti sejarah penyakit dan rawatan perubatan;
      • maklumat berkaitan dengan Produk dan Servis yang anda perolehi daripada kami atau daftarkan minat anda dengan kami;
      • imej anda, melalui kamera litar tertutup yang dipasang di beberapa bahagian premis kami sebagai sebahagian daripada langkah-langkah keselamatan kami;
      • apabila anda melawat laman web kami, kami mengumpul maklumat mengenai komputer anda seperti alamat IP, perisian pelayar web dan maklumat lain mengenai lawatan anda;
      • apa-apa maklumat lain yang telah atau mungkin dikumpul oleh kami dari semasa ke semasa berkaitan dengan mana-mana produk, servis, urus niaga, komunikasi, kontrak, acara atau urusan dengan kami.
    • 1.2. Bagaimana Data Peribadi anda dikumpul

      Kami mengumpul Data Peribadi anda:

      • apabila anda mendaftar untuk membeli atau mendaftarkan minat anda dalam Produk dan Servis kami;
      • apabila anda melawat laman web kami;
      • apabila anda melawat premis kami;
      • melalui apa-apa urus niaga, komunikasi, kontrak dan urusan dengan kami;
      • daripada mana-mana syarikat dalam Quill;
      • daripada sumber-sumber maklumat yang boleh didapati secara umum.

      Sila ambil perhatian bahawa Data Peribadi tertentu yang diminta adalah wajib untuk anda bekalkan kepada kami dan anda bersetuju kepada penggunaan, pemprosesan dan pendedahannya. Sekiranya anda gagal untuk membekalkan Data Peribadi seperti yang diminta, kami mungkin tidak dapat menyediakan anda Produk dan Servis kami atau memberikan anda maklumat berkenaan Produk dan Servis kami.

    • 1.3. Tujuan mengumpul dan memproses Data Peribadi anda

      Kami mengumpul dan memproses Data Peribadi anda:

      • untuk berkomunikasi dengan anda;
      • untuk menyediakan Produk dan Servis kepada anda;
      • untuk memberikan anda maklumat, kemaskinian dan bahan-bahan pemasaran tentang Produk dan Servis kami;
      • untuk memproses dan membalas permohonan, pertanyaan atau permintaan anda;
      • untuk menjalankan tinjauan dan analisis pasaran;
      • untuk membantu kami memantau dan memperbaiki Produk dan Servis kami;
      • untuk mematuhi undang-undang, prosiding atau pertanyaan daripada pihak berkuasa dan agensi-agensi penguatkuasaan dan untuk apa-apa tujuan lain yang dibenarkan oleh undang-undang yang berkenaan;
      • untuk aktiviti-aktiviti dalaman dan pentadbiran kami;
      • sebagai sebahagian daripada langkah-langkah keselamatan untuk premis kami;
      • untuk aktiviti-aktiviti perniagaan lain Quill;
      • untuk apa-apa tujuan lain berkaitan dengan kontrak anda dengan kami.
  2. PENDEDAHAN

    Untuk tujuan-tujuan di atas, kami mungkin mendedahkan Data Peribadi anda kepada pihak-pihak ketiga berikut:

    • syarikat-syarikat dalam Kumpulan Syarikat Quill;
    • kontraktor, ejen, pembekal dan penyedia servis pihak ketiga, perunding, akauntan, juruaudit dan penasihat atas dasar perlu tahu sahaja;
    • syarikat-syarikat insurans berkaitan dengan apa-apa tuntutan insurans yang dibuat berkaitan dengan kontrak anda dengan kami;
    • agensi-agensi kutipan hutang dan agensi-agensi laporan kredit seperti CTOS Data Systems Sdn Bhd berkaitan apa-apa hutang anda kepada kami;
    • mana-mana pemegang serah hak, penerima pindahan atau pemeroleh mana-mana syarikat dalam Kumpulan Syarikat Quill yang berpotensi sebenar;
    • mana-mana pihak berkenaan yang berkaitan dengan apa-apa langkah korporat atau penukaran syarikat menjadi amanah pelaburan hartanah yang dijalankan oleh mana-mana syarikat dalam Kumpulan Syarikat Quill;
    • mana-mana mahkamah atau pihak-pihak yang berkaitan dengan apa-apa penyiasatan, tuntutan atau prosiding;
    • pihak berkuasa kawal selia dan pihak berkuasa kerajaan untuk mematuhi ketetapan undang-undang dan kerajaan.
  3. KESELAMATAN DATA PERIBADI ANDA
    • 3.1. Kami telah melaksanakan polisi-polisi keselamatan, peraturan-peraturan dan langkah-langkah teknikal untuk melindungi Data Peribadi anda daripada akses yang tidak dibenarkan, penggunaan atau pendedahan yang tidak patut, pengubahsuaian yang tidak dibenarkan, pemusnahan yang menyalahi undang-undang atau kehilangan yang tidak disengajakan. Semua pekerja-pekerja dan pemproses data kami yang mempunyai akses kepada dan terlibat dengan pemprosesan Data Peribadi anda adalah bertanggungjawab untuk menghormati kerahsiaan Data Peribadi anda.
    • 3.2. Kami akan menyimpan Data Peribadi anda selagi tujuan ia dikumpulkan untuk masih sah dan selepas itu, selama tempoh yang ditetapkan dan/atau dibenarkan oleh undang-undang Malaysia.
  4. AKSES KEPADA DAN PENGKEMASKINIAN DATA PERIBADI ANDA
    • 4.1. Kami berusaha untuk merekodkan Data Peribadi anda dengan betul dan ia adalah tanggungjawab anda untuk memastikan bahawa Data Peribadi anda dan Data Peribadi individu lain yang anda berikan kepada kami adalah tepat, lengkap dan terkini. Sekiranya Data Peribadi tersebut telah menjadi tidak betul atau tidak lagi terkini, sila hubungi kami untuk membetulkan dan mengemaskininya. Anda juga mengesahkan bahawa anda mempunyai kuasa atau kebenaran untuk mengemukakan Data Peribadi individu lain kepada kami.
    • 4.2. Anda berhak untuk mengakses Data Peribadi anda, tertakluk kepada pengecualian yang dibenarkan oleh undang-undang. Anda boleh memohon untuk sesalinan, pembetulan atau pengemaskinian Data Peribadi anda dengan menulis kepada kami di butiran hubungan di bawah. Kami mungkin mengenakan bayaran yang ditetapkan untuk memproses permohonan anda untuk sesalinan Data Peribadi anda.
  5. MENGEHADKAN PEMPROSESAN DATA PERIBADI ANDA
    • 5.1. Anda boleh pada bila-bila masa mengehadkan pemprosesan atau meminta penyingkiran Data Peribadi anda daripada pangkalan data kami dengan menulis kepada kami di butiran hubungan yang di bawah. Sila ambil perhatian bahawa, sekiranya anda berbuat demikian, kami mungkin tidak boleh lagi menyediakan anda dengan Produk dan Servis kami atau maklumat yang berkaitan dengan Produk dan Servis kami.
    • 5.2. Dalam ketiadaan pemberitahuan bertulis daripada anda, kami menganggap bahawa anda telah bersetuju dengan cara pengumpulan, pengunaan dan pendedahan Data Peribadi anda sepertimana yang dinyatakan dalam Dasar Perlindungan Data Peribadi ini.
  6. HUBUNGI KAMI

    Anda boleh menghubungi kami secara bertulis di:

    • Quill Group of Companies
      Level 7, Quill 9
      112, Jalan Semangat
      46300 Petaling Jaya
      Selangor Darul Ehsan
      Perhatian: Group Financial Controller
    • info@quill.com.my
    • 03-79476333